Construyendo una mejor experiencia de FUDcon

18 septiembre, 2015

FUDcon siempre ha sido la forma de interactuar con otros, conocer a esos colaboradores que han sido tus compañeros de trabajo el último año ( y en muchos casos, por periodos mas largos). Con el paso del tiempo, Fedora ha experimentado una serie de cambios en un corto periodo y ha sido muy difícil mantener el ritmo, especialmente ya que la mayoría de los colaboradores tenemos una vida fuera de la comunidad.

Tenemos personas que nunca han asistido a un FUDcon pero han ido a un Flock, personas que nunca han ido a un Flock pero han ido a varios FADs, y personas que no tienen ni idea de donde comenzar. Los eventos de Fedora deberían funcionar como una forma de preparar a los colaboradores, desde el evento mas pequeño hasta el mas grande, para que puedan aprender a sacar el máximo provecho de sus viajes. Durante el FUDcon Córdoba 2015, tuvimos una larga charla sobre el futuro de las conferencias en Latinoamerica, las cuales necesitan con desesperación una renovación.

FADs: La mejor forma de prepararse para el reto

Aunque los FADs son eventos que se enfocan en un equipo en particular (la mayoría de las veces), deberíamos animar a nuestras comunidades locales a tener FADs mensuales para que no solo los organizadores, sino los asistentes, puedan experimentar lo que es ser parte de un Evento Premier de Fedora. La última vez que hubo un FAD en LATAM fue en el 2013 en Managua, así que, ¿Por qué nos detuvimos?

¿Es un problema de Dinero? : LATAM nunca ha contado con un presupuesto enorme, y estamos tan acostumbrados que de hecho, rara vez pedimos algo. La mitad de las personas de LATAM no saben como recibir un reembolso, y aquellos que so.. bueno, es un trauma recibirlo. Nosotros lidiamos con problemas de retrasos, métodos de pago y en ocasiones, un simple NO es mas fácil porque nadie quiere lidiar con nuestros problemas internos.
Largas Distancias: Mientras que Centro America puede ser recorrida (al menos una parte de ella) tomando bus nocturnos, Sur America es una historia completamente diferente. Somos 15 países con un territorio inmenso que cubrir y dudo que algún día obtengamos suficiente patrocinio para mover tanta gente a FADs con la frecuencia con la que lo hacen EMEA y NA. Así que conversamos sobre una nueva forma de mejorar nuestro desempeño en los FADs y hacer más sin requerir de mayores gastos, FADs en Línea.
Equipos Fedora: Tenemos miembros de cada equipo Fedora en toda LATAM, pero no en cada país. Un FAD en Línea (en los casos requeridos) podría ayudarnos a reclutar mas personas en cada país con la mitad del esfuerzo del que ya le estamos poniendo.
Grabando los FADs: Siempre hemos tenido problemas al momento de tratar de grabar nuestras conferencias y talleres durante el FUDcon, donde la falta de hardware es usualmente el problema principal. En cambio, es muy fácil grabar una charla en línea utilizando software como Hangouts, BlueJeans, BBB y otros. De esa forma, podríamos mejorar nuestra base de datos de videos para que otros colaboradores la tuvieran a disposición.
El problema de la frecuencia: Tenemos 6 equipos principales en Fedora. Documentación, Diseño, Embajadores, Infra, L10N y Desarrollo. Considerando que el FUDcon es organizado solo una vez al año, podríamos tener 2 FADs anuales por cada equipo, lo cual crearía un impacto en la calidad de las charlas, el contenido y las metas que podrán ser alcanzadas en el próximo FUDcon.

Uno de los mayores problemas en los FUDcon de LATAM es que tenemos que esperar todo un año para reunirnos y esperamos que la gente asista simplemente por su amor a Fedora, cuando la verdad es que debemos cosechar durante todo el año los planes para que podamos ver los resultados en el FUDcon. Otra de las ideas de tener FADs en Línea es proveer una conferencia que pueda ser vista en cualquier rincón de LATAM, gastando menos tiempo/esfuerzo/dinero, permitiéndonos identificar el potencial de cada país, para que, una vez nos llegue el FUDcon a la puerta, sepamos cuales son nuestras fortalezas y debilidades, y podamos sacar el mayor provecho de la conferencia, pero además de difundir nuestro trabajo a una gran cantidad de personas, los equipos locales ganarán experiencia en la organización de reuniones, eventos pequeños y se conocerán mejor los unos a los otros. En países como Argentina y Brasil donde el territorio es realmente enorme, es normal encontrar colaboradores que jaman se han conocido cara a cara.

Equipo de Eventos: Utilizando la herramienta correcta para el cada trabajo.

¿Por qué le estamos pidiendo a Desarrolladores, Empaquetadores y colaboradores técnicos organizar conferencias si tenemos un equipo de Mercadeo? Esta es la pregunta que siempre ha venido a mi cabeza cada vez que voy a una conferencia. En LATAM, somos 15 países participando en el proyecto Fedora, pero solo tenemos miembros del equipo de Mercadeo en 4 de ellos. Tenemos países donde reclutamos muchos usuarios y los convertimos en colaboradores para hacer crecer a nuestra región, pero si por ejemplo, le pedimos a un empaquetador olvidar sus paquetes por 6 meses para organizar un FUDcon… ¿Estamos haciendo lo correcto?

Es bien sabido que parte de la organización debe ser realizada por el equipo local, pero esto no quiere decir que están preparados para hacerlo. Hay cartas que necesitan ser redactadas, reuniones, presupuestos, agendas y más cosas que deben ser organizadas, y muchos de los colaboradores que quieren asumir el reto no han organizado ni sus propios cumpleaños. Entonces, ¿Por qué estamos poniendo tanta presión sobre nuestros colaboradores si tenemos a nuestra disposición la herramienta correcta para hacer el trabajo? Deberíamos tener un pequeño equipo local para ayudar a liberar un poco la presión de nuestro talento principal. Acá algunas ideas para este equipo.

Documentación: A pesar de que hay una enorme guía sobre como organizar un FUDcon (o cualquier conferencia) hay algunas cosas locales que considerar que solo afectan a LATAM, y no están listadas en la guía general. Deberíamos trabajar este año en traducir la documentación actual y expandirla, incluyendo la experiencia de los organizadores anteriores a los cuales ya nos hemos enfrentado. También hay un enorme requerimiento de Visas, cartas, folletos y más que podría ya estar desarrollado y en donde los organizadores solo tengan que llenar la información pertinente al evento actual (o incluido podríamos hacer que el equipo local lo complete y solo entregue el producto final).
Presupuesto: Nuestro equipo podría también contar con un «Departamento de Finanzas» que recolecte información sobre precios, proveedores, costos de vuelos, hoteles, transporte y otros gastos; es usual que algunos países tengan que lidiar con distintos cambios monetarios que no aplican a otras regiones, por lo que es algo que debemos tener en consideración. El FUDcon Córdoba fue una excelente experiencia ya que fue el primer FUDcon donde todos los gastos fueron pagados a tiempo (en algunos casos, los organizadores anteriores habían tenido que esperar hasta 3 meses por un reembolso luego del evento.)
Aprobación de Charlas y Cronogramas: Una vez los organizadores locales tengan la información sobre la sede del evento (salas, horarios, etc) debería ser bastante fácil para alguien que no sea del equipo local organizar un cronograma que genere el mayor interés posible a los asistentes, de esa forma, el equipo local solo debería de preocuparse por imprimir las agendas y publicarlas. La información de las sedes también debería incluir sus intereses, actividades locales, carreras, horarios de trabajo local y otros para que podamos crear el mejor cronograma para todos.
Arte: Pines, afiches, folletos, calcomanias y otros elementos ya son realizados por el equipo Latinoamericano de diseño, sin embargo, una vez los organizadores realizan el requerimiento, también se necesitan pruebas de impresión, revisiones de escala y más. Al tener la información de los proveedores locales, el equipo de Diseño puede hacerse cargo personalmente de estas tareas por teléfono o correo y asegurarse de que las impresiones salgan como debe ser, luego el equipo de Presupuesto o Contabilidad puede asegurar el pago a distancia (de ser posible) y los organizadores locales solo deberán de preocuparse por ir y retirar los elementos ordenados.Debe ser un trabajo en equipo y seguramente podemos hacerlo mejor.

Un mejor FUDcon: Reinventando la Rueda (o no)

FUDcon LATAM necesita adaptarse siempre al organizador local, lo cual significa cambio de horarios, distintas charlas, y otros temas que no son siempre iguales en cada país, sin embargo, con el equipo de eventos podemos asegurarnos de hacer un mejor trabajo. Acá algunas ideas:

Usuarios y Desarrolladores… AMBOS: Cuando hablamos del FUDcon, usualmente nos olvidamos de la U y apuntamos a tener una conferencia mas técnica, lo cual no es malo… pero necesitamos incluirlos a todos. En nuestra reunión final en el FUDcon Córdoba hubo varias ideas para resolver este tema:

Las mitades: Considerando nuestra división interna por equipos, si dividimos nuestros 3 días de FUDcon en mitades, podríamos proporcionarle unas 4 horas a cada equipo de forma individual, para que aquellas personas que estén interesadas o involucradas en diversos equipo, puedan asistir a todas las charlas que les interesen sin perder ningún detalle. Para aquellos que no estén interesados en el tema actual, se puede proveer una sala general donde puedan reunirse y discutir otros temas sin interferir en el resto de la planificación.

Salas para equipos: Si la idea es tener un FUDcon donde todos trabajen 24/7, se podría organizar (si la ubicación lo permite) un salón para cada equipo, con su propia agenda. De esta forma, no habrá tiempo libre para nadie, pero nos podríamos asegurar de que el FUDcon sea utilizado por todos sin desperdiciar ni un solo mínimo. Es duro, pero posible.

El FUDcon amigable con el Usuario: Todos hemos sido usuarios, y algunos de nuestros colaboradores más brillantes nacieron en un FUDcon. Aunque organicemos un FUDcon 2/3 técnico, lleno de charlas y talleres que esperen obtener un resultado, podríamos designar fácilmente un miembro de cada equipo y designar una pequeña sala donde los usuarios puedan entrar y escuchar «6 charlas demostrativas» sobre como colaborar y unirse a Fedora.

En vez de mostrarles una presentación llena de cosas aburridas, podríamos organizar charlas de 1h a forma de talleres donde los asistentes puedan realizar una tarea, unirse a un equipo y ser parte de Fedora; de esta forma, podríamos detectar fácilmente a aquellos que en realidad quieren colaborar a los otros que solo quieren saciar su curiosidad. ¿Como podemos convertir esto en una realidad? Mostrando como hacer las cosas en vez de leerles una presentación aburrida.

El panel de Gurus: ¿Cuantos de nosotros hemos tenido una simple pregunta que no ha sido contestada en una de las charlas del FUDcon? Si un miembro (o varios) de cada equipo, dedica 15 minutos de su tiempo a la mesa de Gurus, para responder preguntas en menos de 1 minuto… solo imaginen las posibilidades…

El espacio de «hacedores» de Fedora: Una de las ideas que mas me gustó vino como sugerencia del equipo Brasilero. Ellos tienen algo llamado «Espacio de Hacedores» donde profesionales muestran lo que hacen y como les es útil a otros. Muchos de nosotros trabajamos con Software Libre a diario y sería muy interesante tener unas pocas charlas rápidas que le demuestren a los asistentes que puedes hacer una carrera en este mundo y aún así, tener tiempo para colaborar con Fedora.

Si leíste hasta aquí déjame decirte GRACIAS por tomarte el tiempo de leer este post enorme y aburrido que probablemente tenga mucha información que ya conocías.

Como comunidad, hemos vivido tiempos difíciles siendo parte de un ecosistema tan complicado que incluye tantos países y a veces perdemos empuje, es difícil, pero aún estamos aquí, solo esperamos que no pierdan el internes ni la fe en nosotros, porque aún somos Fedora.

Si te interesó alguno de los temas de este artículo, se libre de dejar un comentario, hacerme un ping en IRC (como tatica) o simplemente enviarme un email (taticaATfedoraprojectDOTcom) si quieres discutir algo de forma más privada. La idea es crear un debate saludable que nos ayude a identificar nuestras debilidades y nos permita convertirlas en fortalezas para continuar creciendo como comunidad.

NOTA: Los cronogramas para los FADs vendrán mas adelante, sean pacientes :)

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