Como organizar un evento y no morir en el intento

Usualmente cuando queremos organizar un evento no sabemos por donde comenzar. Así mismo, un evento por más grande o pequeño que sea requiere de tiempo, paciencia, dedicación y por sobre todo, cariño (pese a que pueda sonar un tanto cursi).

Venezuela se ha convertido poco a poco en un país que referencia la alta calidad en la organización de eventos de Software Libre, y cada año, sus equipos se esmeran en dar lo mejor de sí para superar las expectativas de eventos anteriores. En mi caso, puedo comentarles sobre la experiencia que he tenido como organizadora del FLISoL Caracas durante los últimos 3 años. Comenzamos siendo un evento de 600 personas, para convertirnos rápidamente en un evento de más de 2000 personas (y seguimos creciendo).

Antes de leer este pequeño resumen (no tan corto) sobre organización de eventos, me gustaría que comprendan que siempre habrán problemas, contratiempos, personas que quieran limitarlos por envidia o cualquier otra razón inmadura o simplemente poca colaboración tanto de parte de sus compañeros como a nivel de patrocinadores… pero esto NO es impedimento para convertir una simple reunión de amigos en un evento de calidad.

Sin más preámbulo, comencemos desarmando el siguiente gráfico que considero, resume todo lo que hay que realizar para tener un evento de calidad. Cada quien puede adaptarlo a sus necesidades y recomiendo además, agregar fechas a cada renglón para crear una linea de tiempo que les permita tener todo organizado para evitar carreras de último minuto; recuerden darse por lo menos 1 o 2 semanas de más para aligerar la presión.

• Personas: Debemos recordar que tendremos Asistentes… y esperamos que muchos! pero también tendremos a un equipo que atenderá a estos asistentes. De igual forma, es nuestra responsabilidad atender a los patrocinadores que tengan booths(Stand) y en caso de ser un installfest (como lo es el FLISoL) de los Instaladores y Demostradores.
• Espacio: En este particular tenemos grandes responsabilidades por lo que realizaremos un poco más de subdivisiones; comencemos con las siguientes:

1. Red / Electricidad: Si hablamos de un evento de Software Libre o de tecnología, esto es lo más importante. A los Geeks / Nerds en general no les importa sentarse en el piso si hay puntos de electricidad y una buena conexión a internet… de hecho en mi experiencia lo disfrutan. Procura conseguir muchos puntos de electricidad y algun proveedor de internet que sea capaz de soportar la carga de al menos, la mitad de los asistentes que calcules.
2. Mobiliario: Para tener el mobiliario suficiente debes categorizar las áreas que necesitas. Tomemos nuevamente el caso del FLISoL, el cual es un evento que cuenta con Instalaciones, Charlas, Talleres, Competencias de VideoJuegos y en el cual requerimos de un espacio de reunión social (Gathering). Como consejo, calcula siempre un 25% de más en sillas, mesas y demás elementos del mobiliario que consideres necesarios.

• Derechos: Los patrocinadores tienen que ganar algo a cambio de su colaboración monetaria para con el evento. Pero… ¿Qué puedes ofrecerles? Lo mejor es dividir los grupos de patrocinadores en renglones; pero en nuestro caso, solo tomaremos el caso de quienes pueden aportar publicidad (no pagada) y de quienes aporten algo económico o material. En el FLISoL no juzgamos el monto de la colaboración.

1. Media (Patrocinio Publicitario): es aquel que solo se compone de publicacion por parte de los patrocinadores en sus portales; esto se limita solo a colaboración online. Sus beneficios se limitan a compartir enlaces web y banners digitales.
2. Full (Patrocinio Económico o tangible): Para no reescribir, este tipo de patrocinio tendrá todos los beneficios de la sección 3, tanto impresos como digitales.

• Necesidades: Es importante que se generen documentos con cotizaciones anexas a el, donde se indique muy detalladamente todo lo que se necesita adquirir o costear para mejorar el evento. En nuestro caso, eventualmente se generan costos con respecto a la sede; pero lo primordial equivale a patrocinio Publicitario y Alimentación.

¿Luego que nos queda? enviar cartas de agradecimientos a nuestros patrocinadores y redactar algunos review del evento… sentarse, descansar y disfrutar. Realizar un evento GRATIS de Software Libre es una experiencia altruista que quizá mejore tu vida a nivel personal, conviértela en algo especial tanto para ti como para quienes asistan!

Espero este artículo y gráfico les ayuden un poco a mejorar, así mismo, cuentan con esta servidora para cualquier cosa que necesiten y si le ven fallos a este pequeño mapa… no duden en sugerir cosas para mejorarlo!