Usualmente cuando queremos organizar un evento no sabemos por donde comenzar. Así mismo, un evento por más grande o pequeño que sea requiere de tiempo, paciencia, dedicación y por sobre todo, cariño (pese a que pueda sonar un tanto cursi).
Venezuela se ha convertido poco a poco en un país que referencia la alta calidad en la organización de eventos de Software Libre, y cada año, sus equipos se esmeran en dar lo mejor de sí para superar las expectativas de eventos anteriores. En mi caso, puedo comentarles sobre la experiencia que he tenido como organizadora del FLISoL Caracas durante los últimos 3 años. Comenzamos siendo un evento de 600 personas, para convertirnos rápidamente en un evento de más de 2000 personas (y seguimos creciendo).
Antes de leer este pequeño resumen (no tan corto) sobre organización de eventos, me gustaría que comprendan que siempre habrán problemas, contratiempos, personas que quieran limitarlos por envidia o cualquier otra razón inmadura o simplemente poca colaboración tanto de parte de sus compañeros como a nivel de patrocinadores… pero esto NO es impedimento para convertir una simple reunión de amigos en un evento de calidad.
Sin más preámbulo, comencemos desarmando el siguiente gráfico que considero, resume todo lo que hay que realizar para tener un evento de calidad. Cada quien puede adaptarlo a sus necesidades y recomiendo además, agregar fechas a cada renglón para crear una linea de tiempo que les permita tener todo organizado para evitar carreras de último minuto; recuerden darse por lo menos 1 o 2 semanas de más para aligerar la presión.
Protocolo
Toda organización requiere de personas que ayuden a realizar el evento, pero muchas personas creen que por estar lejos no pueden ser parte y ayudar; por ello, dividimos este grupo en dos renglones:
- Online: Personas que pueden ayudar tanto antes como durante el evento mediante herramientas web y comunicación por la red. Las personas pueden ayudar bien sea con el manejo y programación de las herramientas necesarias así como con la difusión e información basadas en la redacción de noticias para portales y manejo de las tan importantes redes sociales
- Presencial: Siempre procuren contar con una o dos personas que estén con ustedes y los apoyen en caso de que se requiera entregar papeles a instituciones / Universidades / etc, y uds no puedan moverse; así mismo, comiencen a buscar personas que los puedan ayudar con el protocolo del día del evento, al cual llamaremos de aquí en adelante Dia-D.
Sede
Quizá más importante que cualquier otra cosa, es conseguir un sitio para realizar el evento. Pueden no tener muchas personas que los ayuden, e incluso pueden no tener ningún patrocinador; pero si tienen espacio, tienen un evento. Ahora bien, dividamos las responsabilidades e intereses particulares a los cuales tenemos que prestar atención al momento de dejar organizada la sede:
- Personas: Debemos recordar que tendremos Asistentes… y esperamos que muchos! pero también tendremos a un equipo que atenderá a estos asistentes. De igual forma, es nuestra responsabilidad atender a los patrocinadores que tengan booths(Stand) y en caso de ser un installfest (como lo es el FLISoL) de los Instaladores y Demostradores.
- Espacio: En este particular tenemos grandes responsabilidades por lo que realizaremos un poco más de subdivisiones; comencemos con las siguientes:
- Red / Electricidad: Si hablamos de un evento de Software Libre o de tecnología, esto es lo más importante. A los Geeks / Nerds en general no les importa sentarse en el piso si hay puntos de electricidad y una buena conexión a internet… de hecho en mi experiencia lo disfrutan. Procura conseguir muchos puntos de electricidad y algun proveedor de internet que sea capaz de soportar la carga de al menos, la mitad de los asistentes que calcules.
- Mobiliario: Para tener el mobiliario suficiente debes categorizar las áreas que necesitas. Tomemos nuevamente el caso del FLISoL, el cual es un evento que cuenta con Instalaciones, Charlas, Talleres, Competencias de VideoJuegos y en el cual requerimos de un espacio de reunión social (Gathering). Como consejo, calcula siempre un 25% de más en sillas, mesas y demás elementos del mobiliario que consideres necesarios.
Publicidad
Difundir un evento es más que todo, un trabajo en equipo en el que tanto diseñadores, escritores y todos deben reunirse para llegar a la mayor extensión de personas que le sean posibles.
- Digital: Puedes comenzar realizando cosas para distribuir en la web como banners y noticias que otras personas puedan enlazar; pero puedes intentar ir mas allá grabando algo de audio e incluso realizar videos promocionales que pueden ser distribuidos tanto en redes sociales como (si te lo propones y tienes suerte) en radio o televisión.
- Impresos: Para tener mayor tranquilidad (y esto es para los diseñadores) primero unifiquen ideas y concreten una arte central que no solo los ayude a identificar el evento, sino que les permita reutilizar lo que han realizado. Así mismo, traten de afianzar una imagen publicitaria en la mente de las personas para que sea más fácil atraparlos. Realicen diseños frescos y divertidos, pero sin perder el profesionalismo y disfruten el proceso creativo. Como consejo adicional, intenten mantener el arte año tras año, será agradable para los que asisten periódicamente a estos eventos ver que están en el mismo sitio y no algo completamente diferente. Es mejor ser iguales pero mejores que ser completamente nuevos. Consideren Afiches, Franelas, Pendones y folletos informativos… pero arriesguense con pancartas, chapas, bolígrafos y cualquier cosa que les permita llegar y permanecer a la vista por más tiempo.
Patrocinio
Este sea quizá el punto más delicado y muchos se pregunten ¿Por qué casi al final? Está demostrado que a los patrocinadores les gusta ver que todo está practicamente organizado y ellos solo tienen que poner el mínimo esfuerzo para ayudar. Estamos claros que con los patrocinadores debe existir una relación mercantil que permita no solo una colaboración para con el evento, sino además una grata relación que nos ayude a contar con ellos el año siguiente. Es más fácil mantener buenos patrocinadores que buscarlos; además de que mientras más patrocinadores acumules, más se sienten tentados a estar al lado de sus cometidores.
- Derechos: Los patrocinadores tienen que ganar algo a cambio de su colaboración monetaria para con el evento. Pero… ¿Qué puedes ofrecerles? Lo mejor es dividir los grupos de patrocinadores en renglones; pero en nuestro caso, solo tomaremos el caso de quienes pueden aportar publicidad (no pagada) y de quienes aporten algo económico o material. En el FLISoL no juzgamos el monto de la colaboración.
- Media (Patrocinio Publicitario): es aquel que solo se compone de publicacion por parte de los patrocinadores en sus portales; esto se limita solo a colaboración online. Sus beneficios se limitan a compartir enlaces web y banners digitales.
- Full (Patrocinio Económico o tangible): Para no reescribir, este tipo de patrocinio tendrá todos los beneficios de la sección 3, tanto impresos como digitales.
- Necesidades: Es importante que se generen documentos con cotizaciones anexas a el, donde se indique muy detalladamente todo lo que se necesita adquirir o costear para mejorar el evento. En nuestro caso, eventualmente se generan costos con respecto a la sede; pero lo primordial equivale a patrocinio Publicitario y Alimentación.
Dia-D
Llega el día del evento, el momento más esperado. Recuerda que ya todo tiene que estar listo, por lo que en lo único en lo que debes centrar tu atención es en tu protocolo. Convierte a cada persona del protocolo en responsable de cualquiera de los renglones anteriores… divide las responsabilidades, pero dejalos que ellos escojan. Siempre cuando tenemos la oportunidad de escoger lo que deseamos hacer, trabajamos mejor. Los puntos de interés que son prácticamente obligatorios son:
- Seguridad: siempre debes tener personas en las entradas en todo momento. Si puedes disponer de sistemas adicionales de seguridad, sería lo ideal.
- Registro: Necesitas saber quienes vienen a tu evento, con el fin de invitarlos el próximo año. Atiende bien y rápido a la gente. Puedes destinar más recursos humanos a este renglón en las primeras horas de evento, trata de que la gente no esté mucho tiempo en la cola y serán felices el resto del evento.
- Hidratación – Infraestructura – alimentación: Estos tres puntos van juntos ya que requiere trabajo en equipo. Procura que siempre todos se sientan cómodos brindándole al menos 5 min de atención periódicamente. Esto hará que todos los que estén en el evento sientan que se les dio una atención personalizada y se llevarán a casa una buena experiencia.
¿Luego que nos queda? enviar cartas de agradecimientos a nuestros patrocinadores y redactar algunos review del evento… sentarse, descansar y disfrutar. Realizar un evento GRATIS de Software Libre es una experiencia altruista que quizá mejore tu vida a nivel personal, conviértela en algo especial tanto para ti como para quienes asistan!
Espero este artículo y gráfico les ayuden un poco a mejorar, así mismo, cuentan con esta servidora para cualquier cosa que necesiten y si le ven fallos a este pequeño mapa… no duden en sugerir cosas para mejorarlo!
